Les 7 espaces
Cliquer sur une carte ouvre l'espace dans l'explorateur. Niveaux : C1 Public C2 Interne C3 Managers C4 Direction — C3/C4 : NAS uniquement, jamais le cloud.
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Cliquer sur un dossier pour afficher son rôle, ses règles et des exemples de fichiers correctement nommés.
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Le détail (rôle, confidentialité, codes de nommage, exemples) s'affiche ici.
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Attribués par Odoo à la création. Le compteur repart à 1 chaque année ; l'identifiant ne change jamais.
CL25001 = 1er client créé en 2025. Porte le dossier CL25001_Nom_Client/.
P250001 = 1er projet créé en 2025. Porte le Dossier Vivant P250001_Nom_Projet/.
Format des documents projet : P250001_CTR_260215_v01.pdf. L'identifiant projet en tête regroupe tous les documents au tri ; le segment central est la date du document (année-mois-jour sur 6 chiffres), pas un compteur. Même format pour les achats fournisseurs classés côté client dans Administratif/ (ex. P250001_BAC_260312_v01.pdf) : le préfixe P250001 reste identique, seul le dossier physique change. Exception : devis et factures clients reprennent le numéro Odoo (ex. P250001_DEV_250042_v02.pdf).
Références traçables des documents hors Odoo : NC25-004 (non-conformité), AUD25-02 (audit), DEC25-012 (décision). On les cite en réunion et dans d'autres documents.
TYPE_Objet_AAAA-MM-JJ_vNN.ext
Documents de référence (versionnés, pas numérotés) : statuts, contrats, assurances, budgets… La date en ISO trie chronologiquement ; la version est dans le nom ; le statut (brouillon/validé/obsolète) est dans les badges, jamais dans le nom.
Cycle de vie d'un projet
Du devis signé à l'archivage, le Dossier Vivant suit le projet.
Création dans Odoo
Identifiant P250001 attribué, niveau C1-C4 fixé pour tout le Dossier Vivant, arborescence créée automatiquement dans le dossier du client (FR-02). Projet C3/C4 : exclu de la synchro cloud.
Vie du projet
Le contenu opérationnel (cadrage, cadre contractuel, fournisseurs, technique, production, livrables) reste dans le Dossier Vivant. Devis client, facturation et achats fournisseurs sont classés à part, dans Administratif/ chez le client — tout embarque P250001 dans son nom.
Clôture
Statut « clos » dans Odoo. Le dossier P250001 déménage, structure intacte. Les documents déjà classés dans Administratif/ chez le client ne bougent pas.
Archivage
CL25001_.../Archives_projets_clos/AAAA/ — chez SON client, jamais dans un espace global. Liens Odoo mis à jour ; la recherche par identifiant (FR-06) retrouve tout, sans renommage, où que soit physiquement le document.
Prospect → Client
Avant signature : 01_CLIENTS/Prospects/Nom_Prospect/. À la signature, Odoo crée CL25001_Nom_Client, le contenu y est déplacé, le dossier prospect est supprimé. Aucun document ne reste dans Prospects/ pour un client actif.
Référencement des documents
Le nom du fichier porte la référence (CDC 7.2). Un onglet par espace.
- Un document se retrouve par son préfixe
P250001, pas par son emplacement — devis/factures/achats sont volontairement hors du Dossier Vivant, dansAdministratif/chez le client. - Le cloud n'est jamais la source de vérité : C3/C4 résident uniquement sur le NAS ;
Administratif/n'est jamais synchronisé, quel que soit le niveau des projets. - Rien n'est global : ni les devis/factures (chez le client, pas en 02_FINANCE), ni l'archivage (chez le client, pas dans un 99_ARCHIVES commun).